Больничный лист во время отпуска сотрудника очень часто встречающаяся ситуация, которая вызывает вопросы у бухгалтеров. Как отразить это в учете, в конфигурациях «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8.3» и «1С: Зарплата и управление персоналом 8.3» и при этом не допустить ошибок. В данной статье рассмотрим возможные пути развития данной ситуации.
Важно обратить внимание на причину нетрудоспособности сотрудника. Так, при коде «(09, 12, 13, 14, 15) Уход за больным ребенком», отпуск сотрудника не продляется.
1. Рассмотрим вариант развития событий, когда приказ на отпуск уже отражен, начислен в программе, и выплачена сумма отпускных сотруднику. При этом, бухгалтерский период еще не закрыт. Окончательный расчет заработной платы сотрудников еще не произведен. Больничный лист сотрудника уже закрыт, либо стало известно, что сотрудник оформил лист нетрудоспособности в период, совпадающий с периодом отпуска.
Предположим, что нетрудоспособность сотрудника наступает с 21.01.2020 г. В данной ситуации достаточно исправить в первичном документе даты отпуска (на период, не пересекающийся с периодом листка нетрудоспособности), при этом пересчитать сумму отпускных сотрудника. Документ регистрирующий выплату начисленных сумм оставить неизменным.
После регистрируем либо документ больничный лист (раздел Зарплата — Все начисления — Больничный лист, или раздел Кадры — Больничный лист) если он предоставлен работодателю,
либо отсутствие по невыясненной причине. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (раздел Зарплата – Все начисления — Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), если сотрудник не предоставил лист нетрудоспособности. Регистрация факта невыхода на работу по окончанию отпуска возможно и не потребуется. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки.
Далее, по согласованию с работником, либо создается новый приказ на продление отпуска, либо же оставляем кадровые документы в текущем состоянии (когда сотрудник решил перенести часть отпуска, которая совпала с периодом нетрудоспособности). При этом если отпуск не продляется, за сотрудником образуется задолженность на сумму излишне выплаченных сумм отпускных.
2. Рассмотрим вариант развития событий, когда приказ на отпуск уже отражен, начислен в программе, и выплачена сумма отпускных сотруднику. При этом бухгалтерский период уже закрыт, заработная плата по сотрудникам начислена и выплачена.
В данном случае при регистрации больничного листа, при расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаченного отпуска, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, сторнируется. Это можно проконтролировать на вкладке Перерасчет прошлого периода, в документе регистрации больничного листа.
Далее, по согласованию с работником, либо создаем новый приказ на продление отпуска, либо оставляем кадровые документы в текущем состоянии (когда сотрудник решил перенести часть отпуска, которая совпала с периодом нетрудоспособности), если отпуск не продляется, за сотрудником образуется задолженность на сумму излишне выплаченных сумм отпускных.
При продлении отпуска сотрудника (по письменному заявлению) заносим новый приказ на предоставление оплачиваемого отпуска, период для расчета среднего заработка указывается такой же, как и в первичном приказе. Период для расчета среднего заработка можно задать вручную на вкладке Ввод данных для расчета среднего заработка.
При продлении или переносе отпуска в связи в временной нетрудоспособностью сотрудника, нужно в обязательном порядке взять письменное заявление с сотрудника, в котором он опишет, как распорядится с не отгулянными днями отпуска.
