Особенность ведения учета в массовой типовой конфигурации «1С:Управление Торговлей 8» или «1С: Управление Производственным Предприятием 8» состоит в том, что в нем предусмотрены отрицательные остатки. Хотя на самом деле они появляются тогда, когда пользователь выбирает неоперативный режим проведения документов.
В решениях фирмы «1С» для торговых предприятий присутствует масса инструментов контроля, многие из которых становятся неактивными, если производится неоперативное проведение документов. Это относится и к контролю остатков, что может привести к появлению ошибок в проводках последующих документов.
Практические способы решения задачи контроля отрицательных остатков в типовых программах:
- специалист, отвечающий за обслуживание программы, периодически проводит соответствующую выверку;
- программист ежедневно корректирует информационную базу данных.
Если это не делается, возникают следующие проблемы:
- продавцы реализуют товары, числящиеся в базе, однако на складе они отсутствуют;
- перед тем, как продать продукт, сотрудник вынужден самостоятельно уточнять его наличия путем, например, звонка на склад.
Все это снижает эффективность ведения бизнеса компании и отрицательно сказывается на ее прибыли. Бухгалтерской службе бывает нелегко подсчитать, например, себестоимость выпускаемой продукции из-за неправильного отражения остатков и т.п.
Решение проблемы контроля остатков
Самым простым методом станет запрет на неоперативный режим проведения документов (фактически на их проведение «задним числом»). Нужно внести корректировки? Придется делать это с помощью нового документа.
Если это по многим причинам неудобно, можно обратиться к специалистам, выполняющим информационно-технологическое сопровождение приложения «1С», которые смогут найти оптимальный выход из сложившейся ситуации.
Использование специальной обработки
Как мы уже сказали, типовые решения — «1С:УТ» или «1С:УПП» могут контролировать остатки товарных регистров лишь в случае оперативного проведения документов (на текущий момент). В случае же неоперативного проведения (обычно «задним числом») такой контроль не имеет смысла, так как присутствие в прошлом (на конкретную дату) положительных остатков совсем не гарантирует корректность учета дальнейших операций.
Например, на 15.01.2017 г. числится на складе 25 единиц какого-либо товара. 30.01.17 была выписана расходная накладная на 10 товарных единиц. В этот день в остатке будут числиться 15 единиц. «Задним числом» — 15.01.2017 г. — была создана еще одна накладная на 20 единиц. Контроль во время ее проведения ничего не покажет, потому что на 15.01.2017 г. на складе числится 25 единиц продукции – этого хватает для данного расхода. Однако проблема возникнет с расходом 30.01.2017 г.: на эту дату на складе, согласно учетным данным, нет нужного количества товарных единиц. То есть проведение документов прошлыми датами делает неверным учет остатков в дальнейшем.
Решить эту проблему можно с помощью специальной обработки, которую можно найти в Интернете. Расширение будет контролировать остатки во все последующие периоды. При обнаружении отрицательных остатков, после того, как будет проведен указанный в обработке документ, она представит найденную информацию в понятной для пользователя форме.
