Конфигурация «Управление финансовым планированием» предназначена для автоматизации основных процессов управления финансами, планирования закупочной деятельности в рамках утвержденного бюджета, а также для автоматизации сопутствующего документооборота.
Программный продукт можно использовать для автоматизации деятельности всех служб, заинтересованных в финансовой информации, участвующих в процессах составления планов и бюджетов, а также участвующих и проводящих закупочную кампанию:
- планово-экономический отдел;
- бухгалтерская служба;
- снабженческие структуры;
- подразделения, являющиеся центрами финансовой ответственности или центрами затрат;
- руководство.
Одним из ключевых процессов в управлении является управление финансами учреждения.
В рамках автоматизации процессов планирования и бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности программный продукт поддерживает следующие возможности:
- ввод данных и хранение плановых данных в разрезе требуемых аналитик;
- ведение бюджета в рамках финансовой структуры предприятия с выделением центров учета;
- поддерживается коллективное участие в бюджетном процессе сотрудников всех подразделений и филиалов учреждения;
- реализован механизм утверждения плановых данных, запланированных участниками процесса планирования, ответственными лицами и включение их в план финансового-хозяйственной деятельности учреждения;
- консолидация финансовых бюджетов в соответствии с принятыми в учреждении принципами и методикой;
- планирование по научным и хозяйственным договорам и их этапам;
- поддержка сценарного подхода и версионности бюджетов;
- алгоритмы расчета, прогнозирования и обоснования показателей доходов (поступлений) и расходов (выплат) по видам деятельности, услугам (работам), программам, управленческим статьям, центрам финансовой ответственности и т. д. в соответствии с используемой в учреждении детализацией и управленческой классификацией для целей планирования, а также в количестве и формате необходимом и достаточном в соответствии с требованиями Министерства финансов РФ;
- формирование операционных бюджетов по ремонту, пожарной безопасности, поддержки научной деятельности, конференциям, культурно-массовым и спортивно-оздоровительным мероприятиям и д. р. (бюджетов доходов по видам деятельности, функциональных бюджетов по расходам) в том числе по:
- центрам финансовой ответственности;
- управленческим статьям доходов (поступлений) и расходов (выплат);
- источникам финансового обеспечения и т. д.;
- формирование централизованных фондов учреждения на основе установленных нормативов отчислений за счет всех источников доходов в соответствии с локальными нормативными актами;
- распределение централизованного фонда по:
- центрам финансовой ответственности;
- управленческим статьям доходов (поступлений) и расходов (выплат);
- источникам финансового обеспечения и т. д.;
- формирование ПФХД в формате Министерства финансов РФ, а также в управленческих формах учреждения.
В части контроля исполнения бюджетов системой предусмотрены следующие возможности:
- комплексное управление финансовыми обязательствами, в том числе:
- отражение этапов реализации договора, включая даты начала и окончания этапов (продолжительность этапов), плановые и фактические доходы (поступления) и расходы (выплаты) в разрезе необходимой аналитики (КФО, Лицевой счет, КОСГУ и т. д.);
- учет затрат по проектам и объектам (прямых и косвенных затрат, переменных и постоянных, прямых и накладных);
- отображение всех изменений и дополнений к договору с доступом ко всем предыдущим версиям документа;
- установление лимитов платежей на основе данных утвержденных бюджетов центров финансовой ответственности, заключенных договоров, смет, КОСГУ;
- автоматизированный контроль соблюдения лимитов платежей, сформированных на основе утвержденных бюджетов, действующих договоров, при формировании заявок на закупку товаров, работ, услуг, заявлений на оплату;
- автоматическое формирование по учреждению в целом реестра утвержденных заявлений на расходы, структуризация реестра по центрам финансовой ответственности;
- управление платежами посредством формирования платежного календаря, в том числе:
- оперативный анализ и контроль остатков денежных средств в разрезе источников финансового обеспечения, лицевых счетов, счетов в коммерческих банках, доходных договоров, смет;
- изменение планируемой даты оплаты заявки;
- определение счета с которого будет оплачена заявка;
- возможность разбить оплату по заявке на части;
- распределить оплату по источникам финансирования;
- формирование реестров платежей на день;
- автоматическое формирование платежных документов на основании утвержденных заявлений и реестров.
Программный продукт позволяет управлять закупочной деятельностью учреждения, автоматизирует сбор заявлений на закупку для составления плана-графика, позволяет контролировать доступный подразделению лимит, дает пользователям инструменты для получения оперативной информацию об исполнении договоров.
Планирование закупок:
- сбор и возможность согласования плановых заявок подразделений в системе в рамках утвержденных лимитов и ПФХД;
- формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.
Сбор заявок (потребностей) подразделений:
- сбор и возможность согласования заявок подразделений в системе в рамках утвержденных лимитов, ПФХД и наличия фактических средств;
- формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения поданных заявок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.
Мониторинг исполнения контрактов (договоров):
- формирование информации о заключенных контрактах;
- учет и согласование документов исполнения;
- регистрация и согласование заявлений на оплату по счетам, выставленным поставщиками (исполнителями);
- формирование платежных документов на основании документов исполнения и выставленных счетов;
- формирование аналитических отчетов, позволяющих оперативно отслеживать процесс исполнения контрактов.
Получить достоверную информацию и выполнить анализ финансово-хозяйственной деятельности учреждения позволят предусмотренные в системе отчеты. Автоматизированная система предусматривает:
- возможность формирования управленческих отчетов по заранее определенным формам, в том числе в разрезе плановых и фактических значений показателей;
- возможность настройки отчетов по произвольным (определяемым пользователем) формам;
- формирование регламентированных отчетов в соответствии с требованиями Минобрнауки России, необходимых статистических отчетов;
- консолидацию управленческих и регламентированных отчетов в соответствии с принятыми в учреждении принципами и методикой.
Программный продукт позволяет автоматизировать процессы согласования документов и предусматривает:
- возможность согласования документов, участвующих в процессе управления финансами, формируемых в подсистемах, по заранее настроенным маршрутам (в соответствии с действующими регламентами), в том числе с присвоением различных статутов документам после прохождения каждого этапа согласования;
- прикрепление и открытие непосредственно из формы согласования прикрепленных (к согласуемому документу) сопроводительных файлов;
- внесение комментариев автором в отправляемый на согласование документ;
- отслеживание точки маршрута (этапа) согласования документа;
- согласование документов с использованием параллельных и последовательных механизмов утверждения;
- возможность отслеживания и просмотра истории согласования документов;
- возможность установки/назначения особых условий запуска процесса утверждения документа, например, по статусу и автору;
- наличие механизма визуализации текущих настроек выбранной модели согласования.
В части администрирования системы программный продукт предусматривает возможность:
- ограничения прав доступа к статьям доходов/расходов, бюджетным и отчетным формам, контрактам и подразделениям, типам действий (ввод/просмотр/согласование/внесение исправлений), данным;
- управление идентификацией и аутентификацией субъектов доступа;
- управление сроком действия пароля пользователя;
- блокировку доступа пользователей к системе;
- формирование ролей пользователей (из доступного набора прав в системе);
- редактирование ролей пользователей в разрезе доступа к функциям системы;
- назначение пользователям соответствующих ролей (без жесткой привязки пользователя к определенной роли);
- назначение пользователям доступа к определенным наборам данных в зависимости от принадлежности к организации / структурному подразделению.
