Штатное расписание является полезным инструментом финансового планирования, позволяет планировать финансовые потоки на выплату заработной платы, контролировать загруженность ФОТ, перераспределять ресурсы между подразделениями. В связи с этим в программе предполагается ведение штатного расписания, которое позволяет:
- формировать для печати форму Штатного расписания, другие печатные формы;
- контролировать замещение штатного расписания;
- оформлять кадровые документы с использованием списка должностей актуального для каждого подразделения;
- при оформлении кадровых документов автоматически получать список начислений по позиции штатного расписания с возможностью ручного редактирования;
- при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию на количество свободных ставок, соответствие ФОТ, соответствие Статей финансирования в позиции штатного расписания и кадровом приказе.
Позиция штатного расписания
Позиции штатного расписания хранятся в программе, как элементы (строки) справочника Штатное расписание.
Позиция штатного расписания — это строка справочника с указанием количества штатных единиц, ФОТ, графика работы и иных условий труда.
В настройках программы можно включить возможность применения профессиональных квалификационных групп и уровней (ПКГ и ПКУ). При включении данной настройки в справочнике должностей можно будет указать ПКГ и ПКУ, характерные для конкретного элемента справочника. При заполнении позиции штатного расписания по этой должности ПКГ и ПКУ заполнятся автоматически с возможностью ручного редактирования.
Кроме того, если в программе включена возможность ведения ПКГ и ПКУ и данные справочники заполнены, в позицию штатного расписания будет автоматически заполняться размер показателей оплаты труда для данной позиции с возможностью отредактировать показатели вручную.
При одинаковом наименовании должностей, но разных условиях труда, условиях оплаты труда необходимо описать две различных позиции штатного расписания. Если же при одинаковом наименовании должностей в рамках одного подразделения совпадают условия труда и оплата труда достаточно указать количество штатных единиц.
Дробное количество штатных единиц можно указывать при описании позиции штатного расписания, если в настройках кадрового учета указать, что в организации ведётся работа по неполной ставке.
При описании условий труда для позиции штатного расписания доступно заполнение:
- прав на положенные виды отпусков;
- графика работы (указанный график будет автоматически заполняться в кадровых приказах при выборе позиции штатного расписания, также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда);
- сведения относительно условий специальной оценки труда и других условий, влияющих на расчет страховых взносов и заполнения регламентированной отчетности;
- сведения об отношении позиции штатного расписания к статистической отчетности, для её автоматического формирования (ЗП-Соц, ЗП-Здрав и т.д.);
- сведения об источнике финансирования в целом по позиции, либо для каждого вида расчета отдельно.
Основными условиями, характеризующими позицию, являются ее условия оплаты труда.
рис. 1
Начисления (фонд оплаты труда) по позиции
Фонд оплаты труда (ФОТ) по позиции штатного расписания определяется набором плановых начислений (видов расчетов) с указанием их размера.
ФОТ может складываться как из фиксированных суммовых показателей, так и из процентных надбавок от расчетной базы. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по Штатному расписанию, так же может использоваться при установке доплаты за совмещение в кадровых приказах.
Использование сведений о позиции
В кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации приказа можно проверить соответствует ли он действующему штатному расписанию.
В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Замещение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться: открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Первичное утверждение штатного расписания в программе
При первичном вводе штатного расписания в программу необходимо заполнить документ Утверждение штатного расписания.
При добавлении позиции в список открывается карточка позиции, которую следует заполнить (рис. 1 из раздела «Позиция штатного расписания»).
При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты.
Изменение штатного расписания
Документ Изменение штатного расписания позволяет добавить/изменить/закрыть позицию штатного расписания в рамках одного подразделения.
Позицию штатного расписания нельзя просто удалить из справочника Штатное расписание. Для этого необходимо закрыть её с помощью данного документа. Так же все изменения условий труда, оплаты труда вносятся через меню «Изменение» соответствующего документа. Добавление позиции происходит аналогично документу «Утверждение штатного расписания», который был описан ранее.
При проведении документа:
- создаются новые позиции штатного расписания, устанавливается дата их утверждения;
- для закрытых позиций указывается дата их закрытия.
Индексация штатного расписания
При активации в настройка программы индексации заработка сотрудников, так же появляется возможность использовать документ «Индексация штатного расписания». Данный функционал позволяет не обрабатывать каждую позицию штатного расписания документом «Изменение штатного расписания».
В документе необходимо указать коэффициент индексации, а также показатели, которые требуется проиндексировать.
В документ автоматически заполнится действующее штатное расписание с отбором по тем позиция в расчете зарплаты которых используются показатели, указанные в индексации. При этом значение показателей умножится на указанный коэффициент.
При необходимости значение показателей можно откорректировать вручную.
ПКГ и ПКУ необходимо проиндексировать с помощью документов «Утверждение ПКГ/ПКУ».
После индексации штатного расписания можно ввести документ «Индексация заработка», который автоматически заполнится в соответствии с изменениями в штатном расписании.
Отчеты по штатному расписанию
Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты:
- Замещение штатного расписания
Отчет позволяет плановому отделу контролировать занятость штатного расписания, наличие свободных денежных средств по вакантным ставкам в разрезе категорий оплаты труда, статей финансирования.
- Штатное расписание (Т-3)
- Анализ штатного расписания
- Соблюдение штатного расписания
- Начисления позиций штатного расписания
- Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию
- Штатное расписание на подпись
- Изменение штатного расписания
- Штатная расстановка
- Заполненность штатного расписания
Все отчеты строятся только по действующим позициям (утвержденным и не закрытым на дату отчета).
Специалистами компании «Бизнес Системы» доработан модуль учета Штатного расписания в части:
- учета отдельных начислений позиции штатного расписания на разных статьях финансирования;
- учета вакантных фондов в разрезе статей финансирования;
- учета замещения штатного расписания в разрезе статей финансирования.
Данная аналитика позволяет Планово-экономическому отделу получать наиболее детализированную информацию о загруженности штатного расписания, перераспределять свободные денежные потоки.
