Исполнитель проекта:
ООО «Бизнес Системы»
Заказчик проекта:
ФГАОУ ВО «Омский государственный университет имени Ф. М. Достоевского»
Отрасль:
Образование и наука
Специфика:
ВУЗ
Бизнес-задачи:
Улучшение взаимодействия между подразделениями (скорость обмена документами между факультетами, кафедрами, администрацией);
Соответствие требованиям регуляторов (ФЗ «Об электронной подписи», приказы Минобрнауки);
Уменьшение бумажного документооборота и связанных с ним затрат (печать, хранение, доставка)
Автоматизация рутинных процессов (согласование, подписание, регистрация).
Минимизация потерь и ошибок в документах (версионность, журналирование изменений
Контроль сроков исполнения документов и дисциплины сотрудников
Упрощение аудита и отчетности (все действия фиксируются в системе)
Программные продукты:
1С:Документооборот государственного учреждения
Количество автоматизированных пользователей:
150
Продолжительность проекта:
3 месяца
Услуги:
Внедрение программного продукта. Настройка интеграции с другими программными продуктами. Обучение пользователей. Опытно-промышленная эксплуатация.
Информация о заказчике
Омский государственный университет имени Ф. М. Достоевского — высшее учебное заведение в г. Омске; первое учебное заведение города, имеющее статус университета с момента основания.
В состав ОмГУ входят 8 факультетов и 1 институт:
- Факультет цифровых технологий и кибербезопасности;
- Физический факультет; · Химический факультет;
- Факультет филологии, переводоведения и медиакоммуникаций;
- Факультет экономики, психологии, менеджмента;
- Факультет культуры и искусств; · Юридический факультет; · Факультет истории, теологии и международных отношений;
- Институт среднего профессионального образования и довузовской подготовки. А также учебный центр — Центр делового образования (является обособленным подразделением, имеющим свой лицевой счет).
Цели и задачи проекта
Перед Исполнителем была поставлена задача провести обследование процессов делопроизводства Университета, осуществить загрузку нормативно-справочной информации, настроить документы и обработки по маршрутам согласования в соответствии с потребностями функциональных Заказчиков, а также обеспечить интеграцию с целью актуализации структуры предприятия и сотрудников из внедряемой системы кадрового учета.
Описание проекта
До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «Парус-Бюджет 8» (модуль «Управление деловыми процессами»).
Эксплуатирующийся модуль «Управление деловыми процессами» обеспечивал только регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции, а также осуществлял хранение сканов присоединённых файлов (приказы, распоряжения и прочее).
В рамках реализации проекта были автоматизированы бизнес-процессы:
- Обработка входящих документов
- Обработка обращений от граждан
- Формирование и обработка Исходящих документов на угловом бланке Университета
- Формирование и обработка Исходящих документов на иностранном языке
- Формирование и обработка Гарантийных писем
- Формирование и обработка Служебных записок
- Формирование и обработка Служебных записок на командировочные расходы преподавателям и студентам
- Формирование и обработка Приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности
- Формирование и обработка Распоряжений
- Формирования и обработка Положений
- Формирование и обработка Проектов договоров с Контрагентами
- Формирование и обработка Соглашений
Настроены специализированные формы отчетов:
- «О расходовании ЗПО»
- «Отчет по возврату корреспонденции»
- «Отчет по услугам почтовой связи»
Обеспечена интеграция НСИ из ИС «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»
Результаты
Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0» в ОмГУ им. Ф.М. Достоевского позволило решить широкий спектр задач:
- Переход сотрудниками Университета на подписание документов электронной цифровой подписью, позволило обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
- Снизились трудовые и временные издержки сотрудников Университета, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
- Появилась возможность для руководства Университета осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников.
Экономический эффект от внедрения:
✓ Уменьшение затрат на бумажный документооборот на 50%. Ранее электронный документооборот в организации не использовался.
✓ Сокращение времени обработки документов на 40%, за счет оптимизации маршрутов согласования.
✓ Снижение количества операционных ошибок на 15% за счет стандартизации форм документов.
✓ Повышение исполнительской дисциплины за счет формирования соответствующей отчетности руководителями структурных подразделений Университета.