Автоматизация в компании ИП Малиновской «ПродЭко» на базе ПП «1С:Управление торговлей 8»

ИП Малиновская Кристина Валерьевна («ПродЭко») работает в сфере оптовой и розничной торговли пищевыми продуктами. Основные направления деятельности компании — дистрибуция в Омске, Омской, Новосибирской и Тюменской областях, участие в тендерных закупках и аукционах, а также активные продажи в сегменте HoReCa.

• Провести анализ состояния бизнес-процессов организации
• Разработать механизм сбора актуальных остатков товаров, данных о поступлениях от поставщика и расходах (отгрузках/списании) товаров
• Реализовать возможность ведения журнала операций

Ассортимент компании вырос до 3000 наименований и включает бакалею, соки, напитки и воду, снеки, детское питание, здоровое и диабетическое питание, товары для животных. Продукция сопровождается необходимыми сертификатами и декларациями; для отдельных видов товаров предусмотрены ветеринарные свидетельства в системе «Меркурий», а также маркировка в системе «Честный знак».

Партнерами компании являются сети магазинов «Низкоцен», «Светофор», «Триумф», «Два Поэта» и «Победа». «ПродЭко» также оснащает клиентов дополнительным торговым оборудованием и рекламно-информационными материалами для отдельных видов товаров.

Компания предоставляет услуги мерчандайзеров ООО «Ангстрем», ООО «Первая Крупяная Компания» и ТД «Новосибирск бакалея», которые помогают с выкладкой продукции и консультируют продавцов по продажам.

Проблема

По мере роста оборота товаров компании потребовалось автоматизировать сбор информации о товарах и их характеристиках, контроль остатков, обработку заказов и возвратов, а также получение данных для аналитики и ведения учета.

Отдельной задачей стала автоматизация обмена данными с поставщиком с обеспечением регулярной и точной передачи информации об остатках, поступлениях и расходах товаров, закупленных у него.

Руководство компании приняло решение заключить договор на проведение обследования и разработку соответствующей системы. Для выполнения работ был заключен договор с ООО «Бизнес Системы». Поскольку в «ПродЭко» присутствовал полный цикл продажи продукции, для доработки выбрали «1С:Управление торговлей».

Решение

Мы провели анализ бизнес-процессов организации, по итогам анализа сформировали техническое задание и выполнили доработку в конфигурации «1С:Управление торговлей» в соответствии с требованиями бизнес-процессов компании.

Автоматический обмен данными с поставщиком

В «1С:Управление торговлей» реализован механизм автоматической выгрузки данных в формате XML на FTP-сервер поставщика. Система формирует XML-файл заданной структуры, содержащий:

• актуальные остатки товаров;
• данные о поступлениях (приходах) от поставщика;
• информацию о расходах (отгрузках/списании) товаров.

Настройка параметров выгрузки

Для механизма обмена предусмотрена настройка параметров подключения к FTP-серверу — хоста, порта и учетных данных. Также можно задавать периодичность выгрузки и временной интервал, за который должны отбираться данные.

Контроль корректности и журнал операций

Перед отправкой выполняется контроль целостности и корректности формируемого XML-файла. Журнал операций фиксирует факт выгрузки, время ее выполнения и возможные ошибки.

Фильтрация данных по поставщику

В файл включаются только данные, связанные с конкретным поставщиком. Формирование XML выполняется по шаблону, соответствующему требованиям поставщика.

По результатам проекта в «1С:Управление торговлей» реализован механизм автоматического обмена данными с поставщиком, который обеспечивает предусмотренную проектом передачу информации об остатках, поступлениях и расходах товаров.

• XML-файлы формируются по заданной структуре с необходимым составом данных.
• Параметры подключения, периодичность выгрузки и временной интервал отбора данных настраиваются в системе.
• Перед отправкой выполняется контроль целостности и корректности формируемого файла.
• Факт выгрузки, время выполнения и возможные ошибки фиксируются в журнале операций.
• В выгрузку включаются только данные, связанные с конкретным поставщиком.

Таким образом, выполнена поставленная задача по автоматизации обмена данными с поставщиком в рамках доработанной конфигурации «1С:Управление торговлей».