Автоматизация учета начислений РСО и подготовки перерасчетов в ООО «Расчетный Центр»

ООО «Расчетный Центр» использует «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» для выполнения расчетов в сфере жилищно-коммунального хозяйства. В компании работает 7 сотрудников, работа ведется в пяти информационных базах.

Ежемесячно специалисты получают от ресурсоснабжающих организаций сведения о начислениях за коммунальные ресурсы в разрезе зданий. Данные учитываются в денежном выражении и натуральных объемах, используются для сверки с начислениями собственникам и подготовки перерасчетов по коммунальным ресурсам, потребляемым при использовании и содержании общего имущества многоквартирных домов.

• Добавить в 1С документ для ежемесячного заполнения по зданиям информации о начислениях ресурсоснабжающих организаций в рублях и натуральных объемах
• Разработать отчет для сверки данных о начислениях ресурсоснабжающих организаций с данными о начислениях, сформированными в 1С

Для автоматизации этого процесса ООО «Расчетный Центр» обратилось в ООО «Бизнес Системы».

До выполнения доработки сведения о начислениях ресурсоснабжающих организаций и расчеты по перерасчетам сводились в электронных таблицах Excel. Такой порядок создавал несколько неудобств в ежемесячной работе:

• необходимо было вести отдельные расчетные файлы в Excel;
• данные требовали повторной обработки;
• показатели ресурсоснабжающих организаций приходилось вручную сопоставлять с начислениями собственникам, сформированными в 1С;
• для подготовки перерасчетов требовалось определять разницу между показателями и рассчитывать величину перерасчета на один квадратный метр площади многоквартирного дома.

Задача заключалась в том, чтобы перенести ежемесячный учет начислений ресурсоснабжающих организаций и их сверку с данными 1С в информационную систему, а также обеспечить получение показателей, необходимых для подготовки перерасчетов по КРСОИ.

Решение

1. Учет начислений ресурсоснабжающих организаций в 1С

Ежемесячная регистрация данных

Было: сведения ресурсоснабжающих организаций в разрезе зданий, видов коммунальных ресурсов, денежных сумм и натуральных объемов сводились и обрабатывались в отдельных таблицах Excel.
Стало: в 1С создан документ «Начисления ресурсоснабжающих организаций» для ежемесячного ввода данных, полученных от ресурсоснабжающих организаций. В нем можно отражать организацию, расчетный период, вид коммунальной услуги и сведения по каждому зданию одновременно в рублях и натуральных объемах.

В учете раздельно отражаются первоначальные начисления, перерасчеты, корректировки по дому, корректировки по утечкам и утечки. Предусмотрен ввод как положительных, так и отрицательных значений. Введенные сведения сохраняются в 1С для последующего анализа и формирования отчетности.

2. Сверка начислений и подготовка перерасчетов

Сопоставление данных

Было: для сверки специалисты вручную сопоставляли данные из расчетных таблиц Excel с начислениями собственникам, сформированными в информационных системах 1С.
Стало: разработанные отчеты позволяют анализировать начисления ресурсоснабжающих организаций и сопоставлять их с начислениями собственникам непосредственно в 1С в разрезе зданий, видов услуг и организаций.

Отчеты позволяют определять разницу между показателями и формировать данные для расчета перерасчета по КРСОИ на один квадратный метр площади многоквартирного дома за месяц и за год. Также предусмотрен анализ фактических и нормативных показателей.

3. Единый порядок работы

Работа во всех информационных базах

Для работы с разработанным функционалом создана отдельная подсистема «РСО» и настроено разграничение прав пользователей. Доработка перенесена во все пять информационных баз заказчика, что обеспечило единый порядок регистрации и анализа начислений ресурсоснабжающих организаций.

• Единый учет в 1С. Сотрудники получили единый порядок ежемесячной регистрации и анализа начислений ресурсоснабжающих организаций непосредственно в 1С во всех пяти информационных базах.
• Сокращение ручных операций. Сократилась необходимость ведения отдельных расчетных таблиц и выполнения повторных ручных расчетов в Excel.
• Сверка и подготовка перерасчетов. Сотрудники могут сопоставлять начисления ресурсоснабжающих организаций с начислениями собственникам и формировать показатели, необходимые для выполнения перерасчетов по КРСОИ.
• Прозрачность расчетов. Повысились прозрачность и проверяемость расчетов, упростилась сверка начислений, снизился риск ошибок при сопоставлении данных и подготовке перерасчетов.
• Оценка заказчика. ООО «Расчетный Центр» оценило соответствие решения потребностям организации, удобство работы с программой и качество работы партнера «1С» на 5 баллов из 5 по каждому показателю. На вопрос о рекомендации работы с компанией коллегам заказчик ответил: «Да».