Внедрение «1С:Документооборот» в компании «МЦСМ «Евромед»

Многопрофильный центр «Евромед» оказывает полный спектр медицинских услуг в рамках амбулаторно-поликлинического комплекса, отделения скорой помощи, стационаров и реабилитационного центра и осуществляет деятельность по 100 направлениям взрослой и детской медицины. Один из крупнейших в России частных медицинских центров полного цикла, который имеет множество дипломов и наград. Центр располагается в 3 корпусах общей площадью более 8500 кв.м., которые  включают поликлинический комплекс, дневной и круглосуточный стационары, отделение скорой помощи и реабилитационный центр.

• Систематизация процессов согласования документов
• Автоматизации заявок на закупку медицинского оборудования и договоров, в том числе внутренних рабочих бизнес-процессов организации

Согласно масштабам производимых работ в многопрофильном центре «Евромед» объем документации, сопровождающей данные работы, достаточно большой и ответственность на исполнителях огромная, особенно это касается договоров по закупке дорогостоящего медицинского оборудования.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован и отсутствовал регламент бизнес-процессов внутри организации, в связи с чем, согласование документов (договоров, заявок, приказов и т.п.) не было систематизировано и на указанные процессы требовалось большое количество времени. В отсутствие мониторинга и контроля сроков документации присутствовали случаи просроченного исполнения тех или иных документов.

Необходимо было ввести регламент бизнес-процессов, упорядочить работу сотрудников и повысить качество документации.

Руководство ООО «МЦСМ «Евромед» приняло решение об автоматизации заявок на закупку медицинского оборудования и договоров, в том числе внутренних рабочих бизнес-процессов организации.

В качестве партнера по автоматизации и сопровождению была выбрана компания ООО «Бизнес Системы», имеющая опыт внедрения и автоматизации документооборота.

Основным программным продуктом был выбран «1С:Документооборот ПРОФ 8» на платформе «1С:Предприятие 8.3». Специалисты компании «Бизнес Системы» помогли сформировать регламент бизнес-процессов, настроить шаблоны каждого из процессов, в том числе многосоставных процессов, исходя из предпочтений пользователей.

Вот несколько примеров выполненных настроек:

• Автоматизация согласования договоров компании. В случае если сумма договора не превышает 100 тыс. руб., то договор согласовывается с меньшим количеством подразделений.
• Настройка многосоставного бизнес-процесса «Закупка нового медицинского оборудования или разовая закупка расходников», включающего в себя 4 процесса согласования, 1 рассмотрения и утверждения. При этом, в случае необходимости, руководители подразделений добавляют подзадачи своим подчиненным в рамках своего согласования.
• Настройка простого бизнес-процесса «запрос на изменение прейскуранта».

Внедрение автоматизации документооборота специалистами компании ООО «Бизнес Системы» позволило сократить бумажный документооборот. Появилась возможность своевременно отслеживать сроки выполнения тех или иных задач, формировать общую структуру, базу документации и связанные с ней бизнес-процессы, что в свою очередь дало выявить слабые и сильные стороны документооборота в организации.

• Создан регламент бизнес-процессов. Настроены шаблоны каждого из процессов, в том числе многосоставных
• Организована эффективная система контроля исполнения поручений, сроков выполнения задач
• Сокращен бумажный документооборот