Создание комплексной системы управления финансами в ФГБОУ ВО «НГТУ»

Новосибирский государственный технический университет входит в топ-10 российских вузов в мировом рейтинге качества подготовки специалистов и их востребованности передовыми компаниями технологического профиля. В университете порядка 90 специальностей и направлений подготовки, свыше 1 500 преподавателей, более 13 000 студентов. Профессорско-преподавательский состав вуза – коллектив выдающихся ученых и инженеров. Ежегодно в НГТУ создается около 200 разработок в области новых материалов, электроники, энергетики для промышленных предприятий России.

• Цель проекта — внедрение комплексной системы «Управление финансово-хозяйственной и закупочной деятельности по 44-ФЗ и 223-ФЗ».

До старта проекта процесс планирования финансово-хозяйственной деятельности НГТУ осуществлялся с помощью разных программных средств, не поддерживающих автоматическую интеграцию данных, что затрудняло получение консолидированной информации. Большинство расчетов выполнялось с помощью MS Excel, отсутствовала возможность произвести полноценный анализ финансовых показателей, анализ плановых и фактических данных, а также причин отклонений. Согласование документов выполнялось на бумажном носителе. Руководством университета было принято решение об усовершенствовании бизнес-процессов путем создания и внедрения комплексной автоматизированной системы планирования и организации процессов финансово-хозяйственной деятельности с последующей интеграцией с внешними сервисами.

Партнером по развитию автоматизированной системы была выбрана компания «Бизнес Системы».

В ходе реализации проекта специалистами компании «Бизнес Системы» проведены следующие мероприятия:

• выполнено предварительное обследование системы управления финансовой деятельностью ВУЗа, предложены варианты оптимизации;
• подготовлены внутренние нормативные документы, закрепляющие новый порядок планирования и бюджетирования;
• автоматизированы процессы управления финансово-хозяйственной и закупочной деятельностью посредством внедрения в работу программных продуктов: «1С: Государственные и муниципальные закупки», «Планирование и бюджетирование государственного учреждения», «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» редакция 2.0, при этом учтены индивидуальные особенности учреждения;
• настроена интеграция данных между внедряемыми программными продуктами и внешними информационными системами;
• проведены обучающие семинары с использованием реальных ситуационных задач.

• Автоматизированы бизнес-процессы планирования, организации, контроля, исполнения и анализа финансово-хозяйственной и закупочной деятельности НГТУ
• Достигнуто повышение качества бюджетного планирования и организации закупочной деятельности в рамках утвержденной финансовой структуры, достигнуто сокращение временных затрат
• Реализована возможность формирование плана ФХД в формате Минфина, а также в управленческих формах Университета в разрезе видов деятельности, источников финансового обеспечения, КОСГУ, статей управленческого учета, ЦФО
• Настроен автоматизированный контроль соблюдения лимитов платежей
• Сокращен бумажный документооборот, настроены процессы согласования документов в информационной системе
• Получена возможность анализа финансовых показателей ЦФО и обоснованности расчета затрат — анализ отклонений вида план/факт
• Настроена унификация и интеграция процедур взаимодействия внедренных программных продуктов в рамках процессов планирования (бюджетирования) и закупочной деятельности, начиная от планирования расходов, утверждения плана ФХД, заявок на закупку и заканчивая данными о заключенных контрактах
• Достигнуто единство нормативно-справочной информации комплексной автоматизированной информационной системы