До 2021 года предприниматели и владельцы бизнеса переходят на онлайн-кассы — те, которые выходят в интернет и передают данные о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Для этого кассам нужен фискальный накопитель (ФН) — он хранит данные обо всех проведённых операциях.
Все накопители разные — предпринимателю непонятно, какой нужен для работы по 54-ФЗ. Разберёмся, что такое фискальный накопитель, какие ФН бывают и как выбрать подходящий для своего бизнеса.
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Фискальный накопитель — чип, который устанавливается в онлайн-кассу. В ФН записываются данные обо всех операциях на кассе — там же хранятся фискальные данные: отчёты, кассовых чеки, бланки строгой отчётности. ОФД обрабатывает эти данные и передаёт их в налоговую, которая таким образом получает информацию о движении денег через конкретную кассу. Без фискального накопителя налоговая не смогла бы получить эти данные.
Какие фискальные накопители бывают
В онлайн-кассах могут использоваться только те фискальные накопители, которые находятся в реестре ФНС — сейчас там 18 моделей. При выборе накопителя учитывайте срок его действия и сферу деятельности организации. Когда у ФН заканчивается срок действия, его можно заменить самостоятельно.
Фискальные накопители по сроку действия делятся на 13, 15, 18 и 36 месяцев
Максимальный срок работы указывается в паспорте изделия, иногда — на упаковке. Но он может отличаться от того, сколько на самом деле проработает накопитель — это зависит напрямую от деятельности предпринимателя. Так, если касса работает в автономном режиме и информация не передаётся ОФД, то ФН вместо 36 заявленных месяцев работает только 18, 15 или 13 месяцев — в зависимости от модели ФН.
Длительность срока работы фискального накопителя зависит от того, что указано в техническом паспорте ФН и статье 4.1 54-ФЗ.
Как выбрать фискальный накопитель
Как правило, предприниматель может сам выбрать, какой фискальный накопитель использовать. Так, предприниматели могут выбрать фискальные накопители на 36 месяцев. Но здесь стоит быть внимательным: такая покупка не всегда выгодная. Например, для бара, где продаётся крепкий алкоголь, срок действия фискального накопителя в любом случае составит не более 13 месяцев.
Приобрести фискальный накопитель на 36 месяцев будет невыгодно:
- при продаже подакцизных товаров: алкоголя, сигарет, технических моторных масел (срок работы ФН в таких случаях — 13 месяцев)
- при работе кассы в автономном режиме без отправки чеков в налоговую — это разрешается только тем, кто работает в отдалённых от сетей связи местности (срок работы ФН — до 15 месяцев)
- при пробитии от 200 чеков ежедневно: у фискального накопителя — ограниченная память, примерно до 250 000 фискальных документов (для такого количества продаж лучше покупать ФН на 13/15 месяцев)
Внимательно изучите технический паспорт ФН перед покупкой
При некоторых видах деятельности нельзя выбрать любой фискальный накопитель. Компании, которые оказывают услуги, организации и ИП на ЕНВД, ЕСХН и УСН, ИП на ПСН обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако можно использовать ФН на 13/15 месяцев в следующих случаях:
- при сезонном характере работы,
- при работе в местностях, отдалённых от сетей связи — то есть когда касса не передаёт данные ОФД,
- при совмещении своего режима налогообложения и ОСН,
- если организация или предприниматель — платёжный агент.
Виды и срок действия фискальных накопителей
 | ФН-1 «РИК» 13 мес. | ФН-1.1 исполнение 3 «Автоматика» 13/15 мес. | ФН-1 исполнение 2 «РИК» 36 мес. | ФН-1.1 исполнение 4 «Инвента» 36 мес. | |
| СНО | Условия | Да — разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Нет — запрещено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО Да, но … — разрешено применять данный ФН при этих условиях для этой СНО, но есть ограничения по сроку использования (в днях) | |||
| ОСН | Только ОСН | Да | Да | Да | Нет |
| Подакцизные товары | Да | Да, но 410 | Да, но 410 | Нет | |
| Услуги | Да | Да | Да, но 410 | Да | |
| Автономная работа | Да | Да, но 410 | Да, но 410 | Нет | |
| Сезонный бизнес | Да | Да | Да | Нет | |
| Платежные агенты | Да | Да | Да | Нет | |
| УСН ЕСХН ЕНВД Патент | В чистом виде | Нет | Нет | Да | Да |
| Совмещение с ОСН | Да | Да | Да, но 410 | Да | |
| Услуги | Нет | Нет | Да | Да | |
| Подакцизные товары | Да | 410 | Да, но 410 | Да, но 410 | |
| Автономная работа | Да | Да, но 410 | Да, но 560 | Да, но 560 | |
| Сезонный бизнес | Да | Да | Да | Да | |
| Платежные агенты | Да | Да | Да | Да | |
Штрафы за неправильную работу с фискальным накопителем
Работаете на кассе без накопителя. Информация не отправляется ФНС и налоговая считает, что вы вообще не используете ККТ.
- Штраф для компаний — 75–100% неучтенной выручки, но не менее 30 000 ₽.
- Штраф для ИП — 25–50% неучтенной выручки, но не менее 10 000 ₽.
Срок действия фискального накопителя ниже, чем полагается. Налоговая оштрафует, если вы обязаны купить устройство на 36 месяцев, а купили на 13.
- Компании — 5000–10 000 ₽ или предупреждение.
- ИП — 1500–3000 ₽ или предупреждение.
Налоговая выписывает предупреждение только малому и среднему бизнесу, если нарушение первое. Крупный бизнес в любом случае получает штраф. Первое нарушение или нет, налоговая проверяет по своей базе.
В июне 2017 года из-за дефицита устройств предприниматели на упрощенке покупали фискальный накопитель на 13 месяцев, хотя по закону 54-ФЗ должны использовать на 36. Налоговая не выписывала штрафы, потому бизнесмены были не виноваты в нарушении. В 2018 году штрафы будут.
Детали по штрафам и санкциям в статье КоАП РФ 14.5: 2, 3, 4, 6 части.