Внедрение модуля по планированию, бюджетированию и исполнению финансово-хозяйственной деятельности ИС «Цифровой университет МГТУ им. Н.Э. Баумана»

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана (Далее – МГТУ им. Н.Э. Баумана) — российский национальный исследовательский университет, научный центр, ведет свою историю с 1830 года.  Сегодня ВУЗ осуществляет подготовку инженерных и научных кадров для нашей страны более чем по 600 образовательным программам. Количество обучающихся составляет более 30 000 студентов и аспирантов, в том числе иностранные студенты. Ежегодно выпускается более 5000 выпускников. Работу Университета обеспечивает более 9000 сотрудников, из них свыше 4500 профессоров и преподавателей, среди которых 450 докторов наук и около 3 000 кандидатов наук. В Университете 3 филиала – Мытищинский, Дмитровский и Калужский.

• Комплексная автоматизация, переход на единую, интегрированную, информационную систему по ведению финансово-хозяйственной деятельности университета.

В 2022 году в МГТУ им. Н.Э. Баумана было принято решение о необходимости комплексной автоматизации ведения финансово-хозяйственной деятельности университета. Необходимость была вызвана наличием комплекса исторических программных продуктов, реализованных на различных платформах разработки, не взаимосвязанные между собой и решающих отдельные группы задач. К примеру, для осуществления процесса планирования в Университете применялись самописные программные продукты, реализованные специалистами МГТУ им. Н.Э. Баумана на базе инструмента MS Access:

• ИС «Закупки»
• ИС «Заявки»
• ИС «Реестр»
• ИС «Смета»
• ИС «Бюджет МГТУ»
• другие самописные информационные системы подразделений
• MS Word, MS Excel и другие. 

Исполнение финансово-хозяйственной деятельности университета было автоматизировано с помощью модулей информационной системы «Цифровой университет» реализованной на платформе «1С:Предприятие 8.3»:

• Бухгалтерский учет
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы и стипендий
• Учет исполнения контрактов по научной деятельности

Большинство рабочих процессов университета в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности было не автоматизировано или автоматизировано фрагментарно. Отсутствие единого механизма управления нормативно-справочной информацией, приводило к тому, что разрозненные ресурсы с разным представлением данных ограничивали обмены между имеющимися не взаимосвязанными между собой информационными системами, каждое подразделение работало в своей базе со своими данными.

Поддержка программных продуктов также осуществлялась различными подразделениями университета, что усложняло процесс поддержки и сопровождения работы систем. Все эти факторы также значительно усложняли процесс работы финансовых служб при формировании отчетности по ведению финансово-хозяйственной деятельности организации, требовали высокой трудоемкости и внимательности при сборе и обработке данных с помощью прикладных программных средств, в том числе человеческого фактора, и не давали возможности быстрого получения информации для принятия управленческих решений административно управленческого персонала.

Все это привело к тому, что возникла необходимость комплексной автоматизации и перехода на единую, интегрированную, информационную систему по ведению финансово-хозяйственной деятельности университета.

За основу архитектуры решения модуля «Управление финансовым планированием» взяты конфигурации «Управление финансовым планированием» (продукт, разработанный ООО «Бизнес Системы» и имеющий сертификат «1С:Совместимо!») и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Реализованные требования для работы модуля «Управление финансовым планированием» к аппаратному обеспечению:
Требования к серверным операционным системам:

• Серверные операционные системы семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных).

Требования к операционным системам рабочих станций для работы в тонком клиенте:

• Операционные системы рабочих станций семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных).

Требования к операционным системам рабочих станций для работы в веб-клиенте:

• Операционные системы рабочих станций семейства Linux (поддержка версий ОС Linux, включенных в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Требования к версии СУБД:

• PostgreSQL, версия, рекомендуемая производителем ПО платформы «1С:Предприятие 8».

Требования к версии Web-сервера:

• Apache, версия, рекомендуемая производителем ПО платформы «1С:Предприятие 8».

Настроены и выполнены интеграции модуля управления финансовым планированием:

• с модулем «Бухгалтерский учет»;
• с модулем «Расчет заработной платы»;
• с модулем «Кадровый учет»»;
• «1С:Документооборот государственного учреждения»;
• ЕИС (загрузка нормативно справочной информации, данных электронной приемки УПД).

Автоматизирована деятельность в части планирования и исполнения финансово-хозяйственной деятельности всех служб и подразделений университета, и их филиалов в единой информационной системе:

• Управление экономики и финансов
• Управление закупок и отдела снабжения
• Центральная бухгалтерия
• Управление безопасности
• Управление правовой работы
• Квалифицированные заказчики (закупающие подразделения)
• Центры финансовой ответственности (доходные)
• Центры финансовой ответственности (расходные)
• Центры финансовой ответственности (доходные и расходные)
• Проректоры
• Помощники руководителей
• Ректор

Внедрение модуля по планированию, бюджетированию и исполнению финансово-хозяйственной деятельности позволило решить широкий спектр управленческих задач. За счет данного внедрения были получены следующие возможности:

• Предоставило возможность провести качественную оптимизацию бизнес-процессов и осуществить переход с разрозненных информационных систем и таблиц Excel на единую комплексную информационную систему, реализованную на базе программных продуктов «1С».
• Обеспечило работу подразделений в единой эффективной цифровой среде для осуществления планирования и исполнения плана финансово хозяйственной деятельности университета.
• Внедрение модуля управления финансовым планированием позволило интегрировать между собой модули информационной системы «Цифровой университет», задействованные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, что оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных.
• Снизились трудовые и временные издержки сотрудников университета, участвующих в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.
• В результате проекта руководство и специалисты ВУЗа обеспечены своевременной, оперативной и достаточной для анализа финансово-хозяйственной деятельности университета информацией, что позволило существенно ускорить процесс принятия необходимых управленческих решений.