Переход с 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1 на 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Баумана

Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана (Далее – МГТУ им. Н.Э. Баумана) — российский национальный исследовательский университет, научный центр, ведет свою историю с 1830 года.  Сегодня ВУЗ осуществляет подготовку инженерных и научных кадров для нашей страны более чем по 600 образовательным программам. Количество обучающихся составляет более 30 000 студентов и аспирантов, в том числе иностранные студенты. Ежегодно выпускается более 5000 выпускников. Работу Университета обеспечивает более 9000 сотрудников, из них свыше 4500 профессоров и преподавателей, среди которых 450 докторов наук и около 3 000 кандидатов наук. В Университете 3 филиала – Мытищинский, Дмитровский и Калужский.

• Перед Исполнителем была поставлена задача провести обследование процессов делопроизводства Университета, осуществить миграцию исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме, проанализировать существующие доработки типового функционала СЭД 2.1, провести работы по доработке типового функционала внедряемой системы в соответствии с потребностями Университета, разработать правила обмена между СЭД 3.0 и модулями ИС «Цифровой университет», а также внедрить подсистему управления технической поддержкой.

До реализации проекта, для автоматизации ведения делопроизводства использовался программный продукт «1С Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1».

Для ведения финансово — хозяйственной деятельности Университета используются следующие модули, входящие в состав ИС «Цифровой университет», и иные информационные системы:

• Модуль «СЭД 2.1» — прикладное решение «1С:Документооборот государственного учреждения» предназначен для автоматизации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.
•  Модуль «БГУ. Бухгалтерский учет» — обеспечивает решение задач бухгалтерского и налогового регламентированного учета.
•  Модуль «ЗКГУ. Расчет заработной платы и стипендий. Кадровый учет» — обеспечивает решение задач по кадровому учету, расчету заработной платы и стипендий. 
• Информационная система «Электронный университет» — предназначена для управления образовательной деятельностью и сопровождения учебного процесса, обеспечивая принятие обоснованных управленческих решений.
•  Модуль «Управление финансовым планированием» — предназначен для автоматизации процессов планирования и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Университета.

 

Архитектура решения включает в себя группы и виды документов, которые были доработаны и оптимизированы для работы в 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0:

Группа видов документов «Входящие документы»:

— Входящий документ

— Входящий документ ДСП

— Обращение граждан

— Письма Миноборнауки России

— Предписания

 Группа видов документов «Исходящие документы»

-Исходящий документ

-Исходящий документ ДСП

-Ответ на обращения граждан 

 Группа видов документов «Заявки»

— Заявка на оформление доверенности

— Заявка на оформление ЭП

— Заявка на подключение к ИС

— Заявка на экспортный контроль

— Заявка о делегировании полномочий на период отсутствия

— Служебная записка

— Служебная записка о претензионной работе

 Группа видов документов «Приказы»

— Приказ по основной деятельности

— Приказ по административно-хозяйственным вопросам

 Группа видов документов «Распоряжения»

— Распоряжение

 Группа видов документов «Протоколы»

— Протокол заседания кафедры

— Протокол заседания коллегиального органа

— Протокол заседания НТС

— Протокол заседания научного совета

— Протокол совещания у руководителя структурного подразделения

— Протокол научно-методического совета Университета

Более 70 доработок типового функционала, в том числе:

— авторегистрация документов, по разработанным алгоритмам для аналитики делопроизводства в университете;

— автоподписание документов ПЭП автором маршрута обработки;

— ограничение прав подписания документов в разрезе сотрудников и видов документов;

— автоматическое списание документов в дела по заданным условиям;

— доработка штампов ЭП на бланках шаблонов документов.

Описание информационных потоков интеграционного взаимодействия:

№	Источник	Получатель	Описание
1	ЗКГУ	СЭД 3.0	Обмен по справочникам: Физические лица; Сотрудники; Подразделения; Должности
2	УФП	СЭД 3.0	Обеспечена работоспособность механизма согласования договоров с помощью механизма бесшовной интеграции с СЭД; Обмен заявками в техническую поддержку подсистемы УТП
3	СЭД 3.0	УФП	Возврат статуса документа «Договор»
4	СЭД 3.0	Электронный университет	Обеспечено получение данных о документах в СЭД 3.0 с помощью веб-сервисов

Переход с 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 2.1 на 1С:Документооборот государственного учреждения редакция 3.0 в МГТУ им. Н.Э. Баумана позволил решить широкий спектр задач:

• Интегрирование модуля СЭД 3.0 с другими модулями ИС «Цифровой университет» оптимизировало процессы по внесению, хранению и согласованию данных;
• Миграция исторических данных из СЭД 2.1 в полном объеме позволила безболезненно продолжить работу во внедренной системе. Перенос был организован так, что все начатые процессы в СЭД 2.1 там же и завершались, а об изменениях в документах информация передавалась в СЭД 3.0.
• Обеспечение работоспособности системы электронного документооборота на операционной системе Linux, с использованием базы данных PostgreSQL.
• Переход сотрудниками Университета на подписание документов электронной цифровой подписью, позволило обеспечить конфиденциальность, юридическую значимость и целостность электронных документов.
• Снизились трудовые и временные издержки сотрудников Университета, участвующих в процессе ведения документооборота, а также нивелировались риски, связанные с искажением или потерей данных.