Исполнитель проекта:
ООО «Бизнес Системы»
Заказчик проекта:
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский физико-технический институт (государственный университет)»
Отрасль:
Образование и наука
Специфика:
Образовательное учреждение
Штат:
Более 3000
Масштаб:
Один из технических вузов России
Бизнес-задачи:
Комплексная система управления плановой финансово- хозяйственной деятельности.
Программные продукты:
1С:Финансовое планирование
Количество автоматизированных пользователей:
96
Продолжительность проекта:
8 месяцев
Услуги:
Консалтинг по выстраиванию бизнес-процессов, доработка типовых процессов, внедрение программного продукта, настройка интеграции с другими программными продуктами, обучение пользователей, поддержка.
Информация о заказчике
МФТИ является одним из ведущих технических вузов России. Институт по праву занимает лидирующее место по качественному приему абитуриентов и квалифицированной подготовке выпускников. Студенты и выпускники МФТИ являются представителями узкого круга лиц, которые, благодаря окружающим их возможностям междисциплинарного научного образования, могут в полной мере реализовать свой потенциал.
Цели и задачи проекта
Основными целями и задачами проекта реорганизации и модернизации процессов управления финансово-хозяйственной деятельностью МФТИ являются:
- повышение эффективности управления процесса планирования, организации, контроля, исполнения и анализа финансово-хозяйственной и закупочной деятельности МФТИ, как результата создания и внедрения комплексной автоматизированной информационной системы;
- получение возможности определения оптимальных параметров ведения финансово-хозяйственной и закупочной деятельности; включение элементов прогноза в систему планирования и бюджетирования ФХД;
- повышение качества бюджетного планирования и организации закупочной деятельности в рамках утвержденной финансовой структуры и сокращение временных затрат;
- повышение эффективности расходования бюджетных и собственных средств;
- проведение сопоставимого анализа финансовых показателей ЦФО и обоснованности расчета затрат: анализ отклонений вида план/факт, с последующим факторным анализом причин отклонений и влияния отдельных составляющих (факторов, драйверов);
- унификация и интеграция процедур взаимодействия существующих и приобретаемых программных продуктов в рамках процессов закупочной деятельности и их планирования (бюджетирования), в том числе и с использование сквозных цепочек обработки заявок и контрактной информации;
- унификация содержимого разделов хранения нормативно-справочной информации и создание системы поддержания их актуальности.
Описание проекта
Ранее процесс планирования финансово-хозяйственной деятельности МФТИ осуществлялся с помощью программных средств MS Excel, Word. Расчеты нормативно-расчетных показателей и отчислений производились вручную, работники не имели возможности произвести полноценный анализ финансовых показателей, анализ причин отклонений и влияния отдельных составляющих (факторов, драйверов), согласование документов производилось в бумажном виде. Всё это отрицательно сказывалось на временных и трудовых ресурсах организации.
Руководство было вынуждено принять решение об усовершенствовании бизнес-процессов.
С целью решения поставленных задач проекта было рекомендовано создание и внедрение комплексной автоматизированной системы планирования и организации процессов финансово-хозяйственной с последующей интеграцией с внешними сервисами.
Внедрение программного продукта «1С:Финансовое планирование» позволило сократить трудозатраты и повысить эффективность бизнес процессов. В результате была настроена интеграция с другими программными продуктами для осуществления обмена документами, а также произведено обучение пользователей. На сегодняшний день осуществляется техническая поддержка.
Результаты
- Автоматизированы бизнес процессы планирования, организации, контроля, исполнения и анализа финансово-хозяйственной и закупочной деятельности МФТИ;
- получена возможность определения оптимальных параметров ведения финансово-хозяйственной и закупочной деятельности; включения элементов прогноза в систему планирования и бюджетирования ФХД;
- повышено качество бюджетного планирования и организации закупочной деятельности в рамках утвержденной финансовой структуры и сокращение временных затрат;
- получена возможность анализа финансовых показателей ЦФО и обоснованности расчета затрат: анализ отклонений вида план/факт, с последующим факторным анализом причин отклонений и влияния отдельных составляющих (факторов, драйверов);
- настроена унификация и интеграция процедур взаимодействия существующих и приобретаемых программных продуктов в рамках процессов закупочной деятельности и их планирования (бюджетирования), в том числе и с использование сквозных цепочек обработки заявок и контрактной информации;
- настроена унификация содержимого разделов хранения нормативно-справочной информации и создана система поддержания их актуальности.