По правилам бухгалтерского учета при выявлении ошибок в первичном учетном документе исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ. Кроме того, в документе должны быть указаны фамилии, инициалы названных лиц и иные реквизиты, необходимые для их идентификации (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Ссылаясь на этот порядок, ФНС России в письме от 12.01.2018 № СД-4-3/264 высказала мнение, что в случае обнаружения ошибки ранее принятый к учету первичный документ не может быть заменен на новый (в том числе и для целей подтверждения расходов в налоговом учете). Исправления должны быть внесены в первоначальный документ.
При этом налоговое ведомство не учло, что в настоящее время организации обмениваются первичными документами не только в бумажном, но и в электронном виде и, следовательно, такой порядок исправления не всегда можно применить на практике. Поэтому в дополнение к вышеуказанному письму ФНС России выпустила письмо от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, в котором признала возможность исправления первичного учетного документа путем составления нового экземпляра с оформлением его в порядке, который аналогичен порядку исправления счета-фактуры. Согласно рекомендациям новый экземпляр первичного учетного документа должен содержать номер и дату первоначального документа, а также порядковый номер и дату исправления.
